実務に役立つ! つまづきポイントを押さえた「Zoom」の使い方シリーズ
【1主催者としてこれだけは押さえておきたい3つのポイント】

実務に役立つ! つまづきポイントを押さえた「Zoom」の使い方シリーズ<br>【1主催者としてこれだけは押さえておきたい3つのポイント】
by 鈴木 忍(Shinobu Suzuki) 公開日:2021/08/11 / 最終更新日:2021/08/11

テレワークやオンライン会議の必須アイテム「Zoom」。参加者の時は、特にトラブルもなく会議が進んだものの、自分が主催者になると、初心者にアクセスの方法を伝えることがうまくできなかった、うっかりミスで、恥ずかしい思いをした…なんて経験はありませんか? 解決方法を探してあわててネットでいくつかのページを検索することもしばしば。 

今回、HappyデジタルAcademy会員のデジタリストが、自身の経験をもとに、主催者としてのつまづきポイントやお役立ちポイントをシーン別にまとめました。有意義な「Zoom」会議を目指しましょう! 

この記事ではPCにインストールしたZoomアプリを使い主催者としてミーティングを開催する際のポイントをご紹介します。 

[ポイント1]ミーティングの参加者を招待する 

招待の方法にはスケジュールミーティングとインスタントミーティングがあります。 

スケジュールミーティング 

これは主催者が事前にミーティングをスケジュールしておき、開催前に参加者を招待する方法です。Zoomホーム画面の青色スケジュールアイコンをクリックすると下のような設定ページが表示されます。

▲ミーティングをスケジューリング画面例 

「トピック」にミーティングのタイトル、開催日時、持続時間などを入力し、「保存」をクリックします。 

※主催者初心者としてはまずはここまで押さえておけば大丈夫ですが、繰り返しのミーティングをスケジュールしたいなど、詳細な情報を知りたい場合はZoomヘルプセンターの公式HPを参照してください。 

「保存」をクリックすると「ミーティングがスケジュールされました」という画面に変わります。ここで「クリップボードにコピー」をクリックすれば、招待する相手に送るメッセージに貼り付けることができます。またはZoomホーム画面の上部「ミーティング」をクリックし、スケジュールしたミーティングの情報をコピーすることもできます。(※招待メールを送る方法については【2 主催者がミーティングの情報を参加者に伝えるための2つの方法】を参照。) 

インスタントミーティング 

これはミーティングを始めてから、そこに参加者を招待する方法です。 

① Zoomホーム画面のオレンジ色新規ミーティングアイコンをクリック。→ミーティング画面になります。 
② 「オーディオに接続」画面が開くので「コンピューターオーディオに参加する」をクリック。 
③ 画面下部の「参加者」アイコンの右、∧(上向き矢印)をクリック。 
④ 「招待」をクリック。→「ミーティングに参加するようにユーザーを招待」画面が表示されます。 
⑤ 画面の下部「招待リンクをコピー」「招待をコピー」のいずれかをクリックしてから画面左上の×をクリックして画面を閉じる。 
⑥ 招待したい相手に送るメッセージに貼り付けて送信。→相手の入室を待ちます。 

[ポイント2]音声とビデオのON/OFF 

主催者も参加者もミーティング画面左下のマイク、ビデオのアイコンをクリックすることで、自分の音声やビデオを停止できますが、主催者は参加者の音声とビデオも停止することができます。 

① 画面下部の「参加者」アイコンをクリック。→参加者画面が表示されます。 
② 音声は操作したい参加者のマイクを「ミュート」に、ビデオは「詳細∨」から「ビデオを停止」をクリック。 

解除したい場合はマイク、ビデオのアイコンから「ミュートの解除を求める」、「ビデオの開始を依頼」をクリック。→参加者の画面にメッセージが届くので参加者側で解除してもらいます。 

[ポイント3]画面の共有 

主催者と参加者が同じ画面を共有しながらミーティングする方法です。 

ミーティング画面下部の「画面の共有」アイコンをクリックすると、「画面」、「ホワイトボード」、「iPhone/iPad」、主催者が開いているアプリの一覧が表示されるので、共有したいものをクリックします。 

  • 画面:主催者のデスクトップ画面全体が共有されます。 
  • ホワイトボード:文字通り白紙の紙に文字を書いたり絵を書いたりしながらミーティングを進めることができます。 
  • iPhone/iPad:主催者のiPhoneやiPadの画面を参加者に共有します。 

これは使用しているPC、iPhoneの種類や使用環境によって違いがあるかもしれません。今回はPC(Windows10)とiPhone(SE第2世代)が同じWi-FiネットワークでAirPlay使用する際の共有方法を説明します。 

① Zoomの「画面の共有」で「iPhone/iPad」をクリック。 
② 画面右下の「画面の共有」をクリック。 
③ iPhone画面を下から上にスワイプ。→iPhoneにコントロールセンターが表示されます。 
④ その中から「画面ミラーリング」、「Zoom user」を順にタップ。 

iPhoneコントロールセンター画面
▲iPhoneコントロールセンター画面

PCで使っているZoomのミーティング画面にiPhoneの画面が表示され共有します。 

  • 主催者が開いているアプリ:パワーポイントやワード、エクセルで作成した書類、あるいはWEBなど、ミーティングで使いたいアプリをあらかじめ開いておいて共有します。 

次回「2 主催者がZoomミーティングの情報を参加者に伝えるための2つの方法」はこちら

 

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