実務に役立つ! つまづきポイントを押さえた「Zoom」の使い方シリーズ
【2 主催者がZoomミーティングの情報を参加者に伝えるための2つの方法】

実務に役立つ! つまづきポイントを押さえた「Zoom」の使い方シリーズ <br> 【2 主催者がZoomミーティングの情報を参加者に伝えるための2つの方法】
by 松下 恵子(Keiko Matsushita) 公開日:2021/08/11 / 最終更新日:2021/08/10

主催者としてスムーズにZoomミーティングを始めるには、参加者の方との事前の準備が大切です。特に初心者の方には、わかりやすい説明が必要になります。ここでは、主催者が事前にスケジュールしたミーティングの情報を参加者に伝える方法を、IT研修講師でもあるデジタリストの、初心者向け研修の経験からまとめました。参考にしてみてください。 

[方法その1]主催者から参加者に招待メールを送る 

参加者のPC、タブレット、スマホなどにZoomミーティングへの参加を促すメールをあらかじめ送っておくと簡単に参加してもらうことができます。 
メールの内容の作り方については「【1 主催者としてこれだけは押さえておきたい3つのポイント】の[ポイント1]ミーティングの参加者を招待する」→スケジュールミーティングを参照。参加者に送るメール画面に内容を貼り付けて送信します。 

参加者がZoom初心者の場合は、以下の内容も伝えておくと親切です。 

  • メールに記載されているURLをクリックするとZoomが起動してミーティングに参加できること。 
  • 主催者側では参加者がミーティングに参加できるように「参加の許可」を行うこと。 
  • ZoomアプリがPCなどに入っていない場合には、インストールを促すメッセージが表示されインストールが行われること。(スマホ等ではパスワードなどが必要) 

[方法その2]主催者のミーティングID、パスワードを参加者に直接連絡する 

参加者がメールを使っていない場合、招待メールを送ることができません。その場合は以下の方法でミーティングID、パスワードを参加者に連絡します。 

① 参加者のPC、タブレット、スマホなどにZoomアプリをインストールしてもらう。 
② 参加者に何らかの方法でミーティングに使用するIDとパスワードを連絡しておく。 
③ ミーティングを開始する際は、Zoomアプリ起動時に表示されるZoomホーム画面の青い「参加」アイコンをクリックし、「ミーティングに参加」画面にミーティングIDやパスワードを入力する。 
④ 「参加」をクリックするとZoomが起動してミーティングに参加できます。  

ミーティングを始めるまでの問題点 

  • PCなどでのメールの受信方法や、参加者が自分のメールアドレスが分からない場合、Zoomアプリをインストールする必要がありますが、PC初心者の参加者に対してはその説明がかなり難しいと思います。 
    (アンドロイド系のスマホを持っている人はGmailを取得している場合も多いので、それを利用できる方法をアドバイスできるとよいと思います)。 
  • カメラ機能が搭載されていないPCを使用している場合、デバイスが何なのか事前の確認が必要です。 
  • Zoomアプリの画面イメージのない参加者もいます。「LINEのビデオ通話のイメージ」というような説明で理解しやすくなります。 

次回「3 実践編1:知っていると便利! Zoomの知識を深めよう」はこちら。 

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