実務に役立つ! つまづきポイントを押さえた「Zoom」の使い方シリーズ
【5 実践編3:主催者として参加者の反応を知る、発言を促す4つのポイント】

実務に役立つ! つまづきポイントを押さえた「Zoom」の使い方シリーズ<br>【5 実践編3:主催者として参加者の反応を知る、発言を促す4つのポイント】
by 戸田江里子(Eriko Toda) 公開日:2021/08/11 / 最終更新日:2021/08/10

オンライン会議は便利な反面、参加者の反応がわからない、双方向的な意見交換が難しいといった不安を感じることも多いです。これらの解決につながるポイントを紹介します。 

一人の発表時間は最大15分 

P Cの画面に張り付いて、共有画面をみながら集中できる時間は15分程度かと思われます。15分発表、その後15分質疑、と時間を決めておくと切り替えができて、質問で参加者の反応を知ることができます。私の経験からですが、15分単位で会議やセミナーを進めるのは、全員がわかりやすいのでおすすめです。 

反応ボタン、投票などを活用し、発言しなくても意見を反映させる場を多く取る 

時間の関係で、全員が質問する時間が取れないこともあります。その場合、主催者が、都度、反応ボタンでの同意を求めたり、投票機能を使って、アンケートを取るなど、参加者の意見を反映させる場をまめにとることで、参加意識が高まります。15分ごとの進行の切り替えのタイミングで行うのもよいと思います。 

チャットの書き込みへの返信も、このタイミングで行うと決めておくと、返信漏れを防ぐことができます。 

チャット対応係を他の人に依頼する 

主催者が自分で、司会、進行、発表そして合間にチャットへの返信を行うのは、かなり大変です。参加者が5人以上の場合、可能であればチャット係を別の人にお願いしておくと、スムーズな対応ができると思います。似たような質問がいくつかあった場合は、チャット係が集約する、急ぎの質問には、主催者に回答を促すこともできます。主催者は進行や発表に気を取られがちなので、チャット対応係のサポートがあると心強いです。 

事前の案内(仕込み)と適宜の雑談トーク 

以前の回にも紹介があった、Zoomの入室方法の案内とともに、会議の議題とスケジュール、参加者からの意見が欲しい内容なども事前に案内しておくことをお勧めします。必ず全員が、近況報告など発言できるようなテーマを設定することも、参加意識を高めると思います。 

テレワークが続くと、打ち合わせが業務連絡のやりとりばかりだと、時々虚しく?なることもあるかもしれません。社内会議であれば、思いっきり雑談する時間を設けることも重要かと思っています。昔から良いアイデアはタバコ部屋と給湯室(両方とも、今は存在しない?)から生まれる、と言われていました。 

今は、SlackやChatworkなどのオンラインツールで、コミュニケーションをとっている場合が多いと思います。主催者からの情報発信は、主催者自身が思っている以上に、参加者が会議に参加するモチベーションや発言に影響を与えているようです。 

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